Русская Википедия:Аутсорсинг расчёта заработной платы

Материал из Онлайн справочника
Перейти к навигацииПерейти к поиску

Аутсорсинг расчёта заработной платы (Аутсорсинг расчёта зарплаты) (Шаблон:Lang-en) — это выполнение на основании договора функции по расчёту заработной платы и подготовке отчётности, связанной с заработной платой, (целиком или частично) другой компанией, специализирующейся в соответствующей области[1] .

Аутсорсинг расчёта зарплаты — разновидность аутсорсинга учётных функций. Аутсорсинг учётных функций включает в себя аутсорсинг бухгалтерского и налогового учёта, кадрового делопроизводства, аутсорсинг заработной платы, подготовки бухгалтерской отчётности по РСБУ и МСФО.

Аутсорсинг расчета зарплаты в мире

Первые специализированные компании, оказывающие услугу расчёта зарплаты (payroll outsorsing), появились после Второй мировой войны в США. Крупнейший в мире провайдер расчёта зарплаты — американская Automatic Data Processing (ADP) — готовит зарплатные ведомости для 620 тысяч компаний по всему миру каждого шестого работника в США (24 млн человек), и реализовала порядка 600 000 зарплатных проектов по всему миру[2].

ADP основал в 1949 году бухгалтер Генри Тауб с двумя партнёрами, почувствовав потребность бизнеса в экономии. Расчётная ведомость, подготовленная ADP, стоила 25 центов (гамбургер в Burger King — 18 центов). «Это отличная идея — заплатить всего 25 долларов за расчёт недельной зарплаты сотни служащих. Оклад штатного бухгалтера доходил до ста долларов в неделю, и аутсорсинг мог бы избавить его от необходимости выполнять эту типично канцелярскую работу», — рассказывал клиентам о смысле аутсорсинга сооснователь и маркетолог ADP Фрэнк Лаутенберг, позже ставший сенатором от Нью-Джерси.

В 1960-е годы ADP считала зарплату сотрудникам двухсот организаций, среди которых — труппа мюзикла «Моя прекрасная леди», а в 2012 году компания заняла 269 место в рейтинге Fortune 500, заработав 10 млрд долларов США[3].

Среди малого и среднего бизнеса на аутсорсинг бухгалтерские функции передают 86 % компаний в Европе, 92 % — в США, 96 % — в Израиле[4][5].

Аутсорсинг расчёта зарплаты в России

В СССР крупные организации начали передавать выполнение расчётов заработной платы и налоговых отчислений в специализированные оснащённые ЭВМ расчётные центры в 1970-е годы. Это было удобнее и дешевле покупки, размещения и администрирования громоздкой и сложной вычислительной техники.

В середине 1990-х годов для обслуживания зарубежных компаний, открывающих представительства в России, в стране появились первые иностранные провайдеры аутсорсинга расчёта зарплаты и бухгалтерского учёта. Они и сегодня остаются лидерами на российском рынке: три из пяти крупнейших по размеру выручки аутсорсеров расчёта зарплаты — иностранные компании[6].

Содержание услуги аутсорсинга расчёта зарплаты

Оказываемые провайдером услуги в рамках аутсорсинга расчёта зарплаты можно разделить на фиксированные (те, что оказываются в предсказуемом объёме, регулярно и по графику) и дополнительные (нерегулярные, разовые и/или адаптированные под нужды заказчика).

Фиксированные услуги:

  • расчёт зарплаты и аванса;
  • подготовка отчётности в госорганы (2-НДФЛ, отчёты в ПФР, ФСС).

Заказывая их, компания ежемесячно получает от провайдера:

  • расчётно-платежную ведомость с аналитикой по отделам, центрам расходов, видам выплат (в зависимости от потребностей);
  • суммы к выплате (информацию для выплаты зарплат);
  • суммы налогов к выплате;
  • расчётные листы, подготовленные в оговорённой форме (для e-mail-рассылки, для размещения на портале в личных кабинетах каждого сотрудника; на бумаге или в общем файле для HR-службы);
  • проводку в финансовую систему (1C, Oracle, Scala и другие).

Дополнительные услуги:

  • межрасчёты (выплаты при увольнении, оплата отпускных и премиальных);
  • подготовка специальных отчётов для внутренних нужд компании (например, ежемесячного отчёта о затратах в разрезе определённых видов выплат по подразделениям, анализ фонда оплаты труда и прочее);
  • сопровождение взаимодействия с налоговыми органами (консультативная поддержка при визите налоговой инспекции, подготовка разъяснительных писем, выезд специалиста провайдера в офис, представительство в налоговой).

Стоимость аутсорсинга

На стоимость ауторсинга расчёта зарплаты влияют:

  1. перечень используемых заказчиком финсированных и дополнительных услуг (см. раздел см. раздел Содержание услуги аутсорсинга расчёта зарплаты);
    • при подписании договора формируется индивидуальный для каждой компании пакет оказываемых услуг, в который можно включить и дополнительные услуги, если предполагается их оказание по графику (например, межрасчёты делаются еженедельно по средам и пятницам);
    • дешевле включить дополнительные услуги, которые планируется заказывать часто, в пакет услуг при подписании договора на аутсорсинг, чем отдельно оплачивать их по факту оказания. Некоторые услуги предполагают оплату по факту. Например, консультативная поддержка при взаимодействии с налоговой инспекцией оплачивается по часам;
  2. количество сотрудников в штате. Чем меньше численность персонала предприятия, тем выше стоимость услуг в расчёте на одного сотрудника, и наоборот;
  3. число юрлиц и/или обособленных подразделений с выделенным балансом. Алгоритм расчёта оплаты создаётся и действует для каждого в отдельности;
  4. сложность расчёта (наличие системы КТУ, сменного режима работы, присутствия премиальной части зарплаты и различных надбавок). Проще всего производить расчёт зарплаты офисных сотрудников с фиксированным графиком работы и окладом. Для работников с посменным графиком — сложнее, а самое трудоёмкое — считать зарплаты рабочим производств;
  5. вид предоставления аутсорсеру данных для расчёта. В электронном виде дешевле, чем в бумажном за счёт снижения времени на обработку.

Объём рынка и крупнейшие провайдеры в мире

Шаблон:В планах

Объём рынка и крупнейшие провайдеры в России

По данным ежегодного «Рэнкинга аутсорсинга учётных функций» рейтингового агентства «Эксперт», объём рынка аутсорсинга учётных функций в России в 2019 вырос относительно 2018 года на 12%.

Топ-7 крупнейших провайдеров аутсорсинга учётных функций по объёму выручки, 2019[7]
Место в рейтинге Название провайдера аутсорсинга Специализация в аутсорсинге учётных функций (тыс. рублей)
Расчет зарплаты Кадровый учет и делопроизводство Бухгалтерский и налоговый учет
1 «Сбер Решения» 696 149 159 419 358 106
2 «БДО Юникон» 217 120 192 365 586 356
3 1C-WiseAdvice 222 083 38 463 231 423
4 Юнистафф Пейрол Компани 309 385 167 936 21 538
5 «Информаудитсервис» 36 926 21 142 494 320
6 SCHNEIDER GROUP 16 453 - 501 745
7 UCMS Group 223 588 60 636 131 731

Клиенты в России

С середины 1990-х годов до конца 2000-х главными клиентами провайдеров аутсорсинга расчёта зарплаты были иностранные компании. С 2008 года количество российских организаций, использующих аутсорсинг расчёта заработной платы, стало расти. Это связано с необходимостью снижать издержки в период кризиса, увеличением числа компаний с «белой» бухгалтерией, повышением активности налоговых органов и ростом фискальных рисков, подготовкой к привлечению инвестиций, кредитованию.

По данным исследования «Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», подготовленного Headhunter по заказу UCMS Group и Intercomp[8], 29 % работающих в России компаний используют аутсорсинг учётных функций, ещё 10 % планируют применять его в ближайшем будущем. Аутсорсингом учётных функций пользуются каждая вторая иностранная и каждая четвёртая российская организация. Аутсорсинг расчёта зарплаты используют 32 % опрошенных компаний. По мнению участников исследования, наиболее выгоден аутсорсинг для собственников бизнеса и высшего руководства — генерального директора, финансового директора.

Использование аутсорсинга расчёта зарплаты компаниями разного размера, 2011[9]
Численность персонала,
человек		 Менее 50 50-100 100-500 500-1000 Более 1000
Процент компаний, использующих
аутсорсинг расчёта заработной платы 		43 % 16 % 27 % 25 % 20 %

Сравнение со штатными специалистами

Преимущества

Основные выгоды от аутсорсинга расчёта зарплаты[10][11][12][13][14][15]:

  • оптимизация и стандартизация процесса расчёта;
  • доступ к специалистам высшей квалификации и передовым технологиям ведения учёта и отчётности;
  • улучшение качества расчёта и отчётности, их полное соответствие актуальным требованиям законодательства, снижение налоговых рисков;
  • снижение издержек на реализацию бизнес-процесса за счёт отсутствия расходов на создание рабочих мест для штатных расчётчиков (аренду офиса, закупку и обслуживание ПО, обучение специалистов, ФОТ и иные выплаты в пользу персонала);
  • перенос ответственности за качество расчётов на провайдера — страховое покрытие налоговых рисков и возмещение провайдером ущерба от допущенных им ошибок;
  • делегирование провайдеру взаимодействия с налоговыми органами;
  • перераспределение нагрузки на сотрудников кадровой и/или бухгалтерской служб;
  • сокращение численности отдела кадров и/или бухгалтерии;
  • возможность наращивать объём работ по расчёту зарплаты и ведению отчетности без увеличения штата бухгалтерской и кадровой служб;
  • снижение зависимости от персонала — больничных, отпусков, увольнений штатных специалистов, ведущих расчёт зарплаты;
  • исключение риска утечки информации о размерах окладов сотрудников и руководства: провайдер не заинтересован лично в данной информации, по договору он обязуется обеспечивать конфиденциальность данных и отвечает за нарушение финансово, имеет защищённый дата-центр, а в компании-заказчике информацией о величине окладов владеет один сотрудник, а не вся бухгалтерия;
  • оплата услуг аутсорсера относится к категории затрат и на всю сумму уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и НДС.

Диаграмма. Преимущества аутсорсинга учётных функций

Файл:Преимущества аутсорсинга учетных функций в разрезе должности респондента.png
База: 63 HR-менеджера, 88 топ-менеджеров из компаний, имеющих опыт использования аутсорсинга учётных функций[16]

Респонденты: 63 HR-менеджера, 88 топ-менеджеров из компаний, имеющих опыт использования аутсорсинга учётных функций.

Риски и ограничения

Большинство рисков в использовании аутсорсинга расчёта зарплаты формируются на этапе выбора провайдера и регламентации процесса оказания услуг. Для получения качественной услуги аутсорсинга расчёта зарплаты принципиально важно заключение юридически грамотного договора о сотрудничестве и экономически обоснованного соглашения об уровне оказания услуги (Service level agreement, SLA). Поэтому для сопровождения перевода процесса на аутсорсинг может потребоваться дорогостоящий консалтинг.

Из-за ненадлежащей организации процесса оказания услуг, низкого качества работы, несоблюдения сроков менять провайдера аутсорсинга расчёта зарплаты или возвращать процесс в компанию приходилось 22 % компаний[16].

Если отсутствует полноценная регламентация параметров сотрудничества с провайдером при необходимости сменить поставщика может произойти потеря данных, проблемы с возвратом процессов в компанию и/или передаче их другому поставщику.

Организации придётся перестроить свои бизнес-процессы с учётом аутсорсинга, перераспределить обязанности сотрудников, выделить и обучить отдельного специалиста/специалистов для взаимодействия с аутсорсером.

Если провайдер не может обеспечить выполнение работы в программном обеспечении, которое установлено у заказчика услуги, требуется дополнительное дорогостоящее программирование для интеграции.

Для достоверной оценки эффективности аутсорсинга необходимо разработать систему оценки качества работы провайдера (обычно основанную на ключевых показателях эффективности, KPI) и регулярно проводить оценку.

Неверно поставленные KPI для аутсорсера часто ведут к несоответствию качества оказания услуги ожиданиям заказчика.

Аутсорсинг недоступен для организаций с «серой» бухгалтерией.

Аутсорсинг даёт прямое снижение издержек далеко не всем компаниям.

Перед передачей процесса на аутсорсинг крайне желательно его формализовать и автоматизировать, что требует отдельных затрат.

Аутсорсер может стать финансово нестабильным, обанкротиться, быть поглощённым другой аудиторско-консалтинговой группой.

Могут возникнуть сложности с получением достоверной информации о квалификации специалистов компании-аутсорсера.

Ответственность перед налоговыми органами за ошибки в осуществлении учёта и ведении отчётной документации несёт компания, предоставляющая такую отчетность от своего имени, то есть заказчик аутсорсинга. Провайдер не отвечает перед налоговой напрямую. Ответственность провайдера за ошибку и возмещение связанного с ней ущерба доказывается в судебном или ином порядке на основании положений подписанного с ним договора и дополнительных соглашений.

Управление качеством аутсорсинга

Высокое качество оказания услуги аутсорсинга расчёта зарплаты (и других разновидностей аутсорсинга учётных функций) обеспечивают соглашение об уровне оказания услуги (Service level agreement, SLA) и система менеджмента качества, имеющаяся у провайдера (СМК).

Соглашение об уровне оказания услуг (Service Level Agreement, SLA) — сервисный контракт, определяющий все параметры сотрудничества заказчика и провайдера. Задачи SLA — гармонизация стандартов качества оказания услуг провайдера и ожиданий заказчика, контроль работы провайдера и управление его мотивацией, формализация результатов работы провайдера.

SLA описывает:

  • перечень оказываемых подрядчиком услуг,
  • формат и форму оказания услуг,
  • график выполнения работ,
  • принципы разделения ответственности сторон,
  • способы обеспечения соответствия требованиям закона,
  • механизмы мониторинга деятельности и предоставления отчётности,
  • критерии оценки качества выполнения работ,
  • порядок и способ оплаты работы провайдера,
  • процедуры разрешения споров,
  • перечень конфиденциальных данных, не подлежащих разглашению,
  • условия прекращения действия договора.

СМК — это система, позволяющая аутсорсеру отслеживать уровень качества оказания им услуг, поддерживать его на высоком уровне и вносить улучшения. Система менеджмента качества есть у нескольких зарубежных аутсорсеров, работающих в России. СМК может опираться на различные модификации методологий ISO 9001, SAS 70 и другие.

ISO 90001:2008 — международный стандарт качества предоставления услуг или производства товаров. Он базируется на соблюдении широкого круга менеджерских практик (клиентоориентированности, системном подходе к управлению, постоянном совершенствовани продукта, процессном подходе и других), а также содержит стандарт определения некачественного сервиса и рекомендации по оказанию его надлежащим образом.

SAS 70 (Statement on Auditing Standards № 70) — стандарт аудита, разработанный Американским институтом сертифицированных бухгалтеров. Направлен на выявление и оценку существующих в компании рисков, определение способности имеющихся контрольных процедур противодействовать появлению рисков, повышение эффективности процедур контроля (положения о стандартах аудита (Statement on Auditing Standards, SAS 70)).

Рекомендованное к прочтению

Примечания

Шаблон:Примечания

Партнерские ресурсы
Криптовалюты
Магазины
Хостинг
Разное

  1. ↑ Глоссарий аутсорсинга бизнес-процессов Национальной ассоциации стратегического аутсорсинга Шаблон:Wayback.
  2. ↑ ADP Payroll services Шаблон:Wayback.
  3. ↑ ADP-History Шаблон:Wayback.
  4. ↑ В данном исследовании функция расчёта заработной платы включена в бухгалтерский учёт.
  5. ↑ Виктор Панков, Светлана Наумова. Аутсорсинг в бухгалтерском учёте, журнал «Аудит и финансовый анализ» РЭА им. Плеханова, № 1 2009 Шаблон:Webarchive.
  6. ↑ Рынок аутсорсинга учётных функций, РА «Эксперт», 2013 Шаблон:Wayback.
  7. ↑ Шаблон:Cite web
  8. ↑ Аутсорсинг учётных функций интересен 40 % компаний в России — Planeta «HR» Шаблон:Wayback.
  9. ↑ исследование «Аутсорсинг в области управления персоналом: настоящее и будущее», 2011 Шаблон:Wayback.
  10. ↑ «Аутсорсинг учётных функций», 2009 год Шаблон:Wayback.
  11. ↑ «Аутсорсинг учётных функций», 2010 год Шаблон:Wayback.
  12. ↑ «Аутсорсинг учётных функций», 2011 год Шаблон:Wayback.
  13. ↑ «Аутсорсинг учётных функций», 2012 год Шаблон:Wayback.
  14. ↑ «Аутсорсинг учётных функций», 2013 год Шаблон:Wayback.
  15. ↑ Расчёт заработной платы — сколько стоит аутсорсинг? Финансовая газета, № 27 от 01.07.2010 и № 28 от 08.07.2010 Шаблон:Wayback.
  16. ↑ 16,0 16,1 «Рынок аутсорсинга учётных функций 2013», Headhunter Шаблон:Wayback.
Источник — http://wikihandbk.com/ruwiki/index.php?title=Русская_Википедия:Аутсорсинг_расчёта_заработной_платы&oldid=9054427